Reunir-se menys per treballar millor: antídots pràctics contra la "reunionitis"

"La vida és l'art de la trobada", deia el músic i poeta Vinícius de Moraes, i si hi ha un lloc on ens reunim constantment --salvant diferents particularitats-- és a la feina.

Per què, aleshores, ens agraden tan poc les reunions laborals? Un estudi de Harvard indica que el 92% dels treballadors les considera una pèrdua de temps i de recursos.

I de fet, les dades els avalen, perquè els investigadors calculen que el 70% de les reunions impedeixen als empleats treballar i completar les seves tasques.

Tot plegat provoca malestar i frustració, que es materialitzen a la sala de reunions, sigui virtual o física. Segons Atlassian, un 91% dels assistents s'hi distreu, el 73% fa altres coses i fins i tot un 39% aprofita per aclucar una estona els ulls.

"Moltes ens les podríem estalviar"

El retrat robot del participant en una reunió també el dibuixa sobrepassat per la quantitat de trobades laborals a què ha de fer front. Els experts ho atribueixen al fet que se'n fan més de les que toquen.

D'entrada, n'hi ha que podrien eliminar-se. Per la professora d'Estudis d'Economia i Empresa de la UOC Eva Rimbau, les reunions informatives haurien de tenir els dies comptats, perquè no aporten res.

Són aquelles en què es dona un flux comunicatiu unidireccional: la imatge típica seria la d'un superior comunicant alguna cosa als subordinats, mentre aquests no poden fer res més que escoltar. Per solucionar-ho, recomana gravar el missatge en vídeo i no perdre temps col·lectiu.

"Moltes de les reunions ens les podríem estalviar", assegura. I afegeix: "La reunió és sincronia. Vol dir que estem tots treballant en el mateix moment tractant un tema, però molts assumptes no necessiten aquesta sincronia."

"Potser és necessari que tots treballem sobre el mateix, però probablement no cal que ho fem tots alhora. Podem avançar cadascú per separat i ajuntar-nos en diferents etapes del projecte. Per exemple, al principi per posar les bases i al final per fer una visió conjunta."

Tres dies sense reunions a la setmana: menys estrès i més eficiència

Aquest canvi de paradigma podria ajudar a resoldre un dels principals dilemes a què s'enfronten molts treballadors: "Si tinc tantes reunions, quan treballo?"

Un estudi de l'Institut Tecnològic de Massachusetts indaga aquesta mateixa qüestió. Conclou que tres dies sense reunions a la setmana augmenten la productivitat un 70% i redueixen un 57% l'estrès dels treballadors.

A més, indica que eliminar-les en un 60% dobla el nivell de cooperació, perquè fa que augmenti la connexió entre companys de feina i els permet adequar el ritmes de treball:

"Encara que pugui semblar contradictori, tenir massa reunions resta valor a la col·laboració efectiva i desconcentra els treballadors en les seves hores més productives. El més òptim és tenir tres dies lliures i deixar-ne dos per a aquestes trobades per dues raons: mantenir les connexions socials i administrar els horaris setmanals."

Les reunions, un element cultural

Però per què es programen tantes reunions si està comprovat que molts cops són inútils? Per a la docent de la UOC, la resposta és que compleixen moltes funcions pels càrrecs directius.

"D'entrada, els donen la tranquil·litat que estan fent coses. La idea és que si estic reunit estic treballant", afirma.

També assegura que hi ha un factor d'ús del poder, que, diu, dona als mànagers "un sentit d'identitat. Tenen el dret de convocar la reunió".

El pes de la tradició també és important. "És el que s'ha fet sempre i fer les coses diferents requereix un esforç que no tothom té ganes de fer".

A més, hi veu un factor sociològic: "La cultura directiva a l'Estat està condicionada pel fet que hi ha moltes empreses petites, on l'empresari no està professionalitzat."

"Sovint el gerent és algú que s'està jugant les garrofes. Ha tingut una idea, hi ha invertit i, com és lògic, vol tenir-ho tot controlat. La manca de capacitació directiva fa que molts cops no coneguin altres maneres de fer millor les coses."

Plantejar educadament si cal participar-hi

Als empleats que se senten atrapats en reunions, Rimbau els aconsella saber llegir el context de l'empresa en què treballen i valorar si poden declinar la invitació quan creguin que no podran aportar res o que no els serà de profit la trobada.

Això sí, s'ha de valorar sempre amb diplomàcia i educació: "Jo no decideixo si s'ha de fer la reunió o no, però potser puc procurar influir en si cal que hi vagi":

"A vegades has d'anar a la primera, a la segona... i quan ja en portes dues o tres, dius: «Hi vaig i escalfo la cadira per a no res». Pots intentar fer servir aquest punt com a argument i plantejar: «Disculpeu, porto algunes reunions on he rebut únicament un bolcat d'informació i no he pogut avançar amb la meva feina. Si us sembla bé, creieu que en la propera em podeu passar el PowerPoint i si tinc dubtes us ho pregunto?»"

L'autora del llibre "Knowmads. Los trabajadores del futuro" i consultora d'empreses Raquel Roca obre un teló d'esperança en assenyalar que ja hi ha companyies que treballen en un model on els treballadors tenen dret a no assistir a les reunions a les quals se'ls convoca si consideren que els robaran temps.

A casa nostra hi ha exemples d'empreses --grans i petites—que tenen pràctiques de gestions modernes, com ara les que estan associades a la Xarxa d'Empreses dels Nous Usos Socials del Temps, coordinades per Barcelona Activa.

Guia pràctica per reduir reunions

Més enllà d'això, reduir reunions va lligat a identificar quin propòsit concret té aquella sessió. Roca considera que moltes fracassen perquè "no es posen els objectius al centre":

"Segons la finalitat de la trobada, hem de tenir un tipus de reunió o una altra. No és el mateix una reunió informativa, una d'executiva o una de cocreació. Cadascuna ha de tenir el seu format, la seva durada i tot dependrà de què perseguim."

Per començar, assegura que la convocatòria hauria d'incloure únicament aquelles persones que aportin un valor diferencial. "Si em fan participar en una reunió que no m'afecta, acabaré desconnectant o fent altres coses", argumenta.

A més, considera que s'han de programar amb antelació suficient "perquè hi hagi temps per preparar-les".

"Tothom ha d'arribar a la reunió amb els deures fets, havent llegit els documents previs i havent treballat els temes i les idees que calgui. El moment de la reunió no és el temps de parar-se a pensar, crear o idear."

Rimbau s'hi suma i aprofita per desmuntar un dels mites més estesos: "Fins i tot el brainstorming no cal que sigui simultani. La part de generació d'idees és més productiva per separat. Cadascú va generant les seves i en un moment determinat es posen en comú per valorar-les."

Un tipus de reunió en què Roca recomana convidar una persona externa "perquè doni una visió diferent i ens permeti generar innovació".

El preu de reunir-se

Un altre estímul per erradicar trobades ineficients podria ser posar el focus en el cost que suposen.

Rimbau ho té clar: "Si sumes els temps individuals d'aquelles persones, representen un munt de nòmines de persones dedicades a una cosa que podrien haver fet en molt menys temps".

Manual del bon participant

Un cop a la reunió, hi ha una sèrie de bones pràctiques per als participants que faran que aquella trobada sigui profitosa per tothom.

La primera és entendre que es tracta d'un acte comunicatiu i, com a tal, val la pena fer intervencions atractives per captar l'atenció del públic.

Roca recomana fer-ho a través de l'storytelling: "Si soc capaç de fer una reunió activa i participativa, la gent estarà atenta."

I és que fer participar els assistents és un altre punt important. "S'ha d'involucrar els assistents. No importa com sigui de seriosa l'empresa. Busca elements d'interacció perquè la gent no desconnecti".

Per assegurar-se'n, s'ha de calibrar l'interlocutor, veure quina cara fa i com reacciona al que diem, i és vital ser concís.

I en això també hi ajuda el nostre llenguatge corporal. Roca posa l'accent en l'expressivitat de les mans i el cos i demana evitar estar tota l'estona asseguts o amagats rere el faristol: "El 80% de la percepció i de l'enteniment del missatge és pels moviments i hem d'evitar perdre-ho".

En aquest sentit, recomana fer les reunions a peu dret i caminant, perquè comuniquem millor i promovem el flux d'idees. A més, com que ens cansem abans, acostumen a durar menys.

El que crida de totes totes és a evitar fer altres coses durant la reunió, perquè encara que ens sembli que aprofitem per avançar feina "la multitasca és una de les situacions més estressants per a l'ésser humà. No es fa bé ni una cosa ni l'altra".

Rimbau afegeix que mentre escoltem val la pena prendre notes. "Servirà per recordar el què s'ha parlat i remarcar el que a tu t'ha semblat important i allò que té a veure amb el teu rol específic", indica, i a més "ajuda a mantenir-te concentrat en la reunió".

En funció d'això, s'ha de sortir de la reunió sabent sempre què et toca fer i per a quan: "Que tinguis molt clar quines són les accions que et toquen. I si no les tens clares, pregunta".

Saber treure suc de la trobada

Un altre dels factors clau és que el participant tingui molt clar quin rèdit vol treure de la reunió. Moltes vegades, les trobades serveixen per influir en determinades decisions.

Rimbau adverteix que "preparar una reunió també vol dir saber cap a on vols portar aquell tema. Hi ha vegades que s'ha de fer treball de passadissos previs":

"Saber qui més està d'acord en la meva manera de veure les coses i teixir aliances perquè allò que volem que es tracti a la reunió surti a debat. Pactar rols. Jo trauré el tema, l'altre se'n farà eco. No deixarem que aquella altra persona que acostuma a monopolitzar la reunió imposi el seu punt de vista."

Què fem amb els pesats?

Pel que fa als que monopolitzen la reunió amb intervencions llargues i pesades --un espècimen habitual en aquestes sessions-- Rimbau considera que és el cap o dinamitzador de la trobada l'encarregat d'aturar-lo.

En tot cas, no s'ha d'interrompre mai els companys ni menysprear les seves idees.

Ha de prevaldre sempre l'educació, perquè la reunió és un acte social.

Masclisme a la sala de juntes

Els treballadors també tenen un paper important a l'hora d'atacar el masclisme que sol imperar en les reunions.

Segons Rimbau, "hi ha estudis que indiquen que a les dones se les interromp moltíssim més".

També denuncia que les idees de les dones tenen tendència a ser menys escoltades o a ser invisibilitzades, una situació que demana revertir.

Reunions online: l'impacte de la pandèmia

Des de l'esclat de la pandèmia hi ha hagut un augment generalitzat de reunions digitals, que es van disparar un 13% durant el confinament, segons un estudi de National Bureau of Economic Research.

A més, la investigació detalla que són reunions un 20% més curtes i això augmenta la productivitat. Per a les expertes, el format virtual té coses bones i dolentes i l'ideal és combinar-les.

Totes dues coincideixen que les grans sessions telemàtiques no tenen sentit, perquè no hi participa tothom, "si no és --assegura Rimbau-- que generis dinàmiques per convertir-les en autèntiques sessions de treball":

"Trenques grups més petits. Aquests fan un treball per separat, després els tornem a ajuntar i compartim els resultats."

D'altra banda, sí que valoren positivament el fet que la reunió online permet implicar gent que potser no podria participar, i evita desplaçaments, "que suposen recursos i temps, és a dir productivitat, petjada de carboni, i incideixen en la conciliació familiar":

"No dic que s'hagin d'eliminar, perquè al final si ens hem de coordinar, ens hem de conèixer, i per això serveix la presencialitat, per generar confiança, però es poden espaiar", considera Rimbau.

Això sí, Roca diu que en les videoconferències és imprescindible tenir un bon marc: "Tenir un fons correcte i estar ben disposat davant la càmera, que es vegin els braços i les mans, que ajuden a comunicar, i mai situar-se massa a prop de la càmera, perquè resulta invasiu per l'altre".

Per tot plegat, s'ha de tenir la càmera sempre encesa.

Uns consells que potser ens serviran per treure el màxim partit de les trobades i no fer bona la dita "reunió de pastors, ovella morta".