Eines i trucs per posar ordre i deixar de ser un Diògenes digital

Tots tenim una vida digital i molts la tenim molt desordenada. Cada any el nostre arxiu personal creix de mitjana un 25%. Com podem gestionar aquesta quantitat de contingut i consevar el que és més important? Com podem evitar tenir duplicats i trobar el que necessitem ràpidament? Alan Capellades, de l'arxiu comarcal del Vallès Occidental, ens explica eines i trucs per deixar de ser un Diògenes digital.

Primer pas: Què esborrem

Posar ordre a l'entorn digital no és pas gaire diferent de fer-ho al món real. El primer que hem de fer és eliminar tot el que no volem, com per exemple fotos duplicades, borroses o del mateix moment.

Però no penseu que s'ha de fer de manera manual. Software com MediaInfo o Duplicate Cleaner Free us facilitaran la feina. Aquests sistemes llegeixen lel títol i el pes del fitxer i, si diversos paràmetres són coincidents, els arxius són eliminats.

On podem guardar el que volem conservar

Un cop eliminat el que no volem, hem de decidir com guardem la resta i fer còpies de seguretat.

Alan Capellades recomana, un cop l'any com a mínim, passar totes les fotos del mòbil a una targeta SD. A més, també cal tenir una còpia de seguretat a la unitat local de l'ordinador i 2 discos durs externs, un per tenir-lo a casa i un segon per tenir-lo en un altre lloc.

Les fotos o documents que més ens importin i no vulguem perdre de cap manera s'han d'imprimir. El motiu és que no hi ha cap garantia que d'aquí 15 anys es puguin obrir les fotografies que fem ara.

El núvol és prou fiable?

El núvol va molt bé per tenir-hi una còpia de seguretat, sobretot d'allò que més haguem de fer servir, com una fotocòpia del nostre DNI, per exemple. Plataformes com Google Drive, Dropbox, One Drive o Mega ofereixen opcions d'emmagatzematge gratuïtes i de pagament.

Tot i això, no ens podem refiar al 100% que aquesta documentació no es perdi. Segons Capellades, "no podem confiar en empreses privades que tenen l'emmagatzematge com una via de negoci més".

Les xarxes poden actuar com un arxiu de les nostres imatges o de certa informació, però cal tenir present que el contingut només es conservarà mentre la plataforma estigui activa.

Com hem d'ordenar el nostre arxiu digital

Utilitzar els arxius de les carpetes de Windows i no altres programes, perquè llavors depenem massa de la seva vigència i format.

Fer carpetes que vagin del més general al més concret. Exemple. Una gran carpeta de Factures, i a dins, subcarpetes d'aigua, llum, gas, etc. D'això se'n diu "Quadre de classificació" i el podem comparar amb el funcionament de les nines russes.

Per titular d'una manera eficient els arxius, el millor és començar sempre per la data i posar-la "any, mes i dia", separat amb guió baix, perquè és com ho troba el cercador de l'ordinador: 2018_09_06_POPAP. Si hi ha espais, el cercador no ho entendrà.

És important omplir les metadades de les carpetes. Amb el botó de la dreta, a propietats, cal completar la informació que es demana. Això facilita la cerca.

Un cop tot està ordenat, podem utilitzar el programa Fileseek per buscar els documents a través de les metadades.

L'Alan Capellades no ens recomana fer servir serveis tipus Evernote.

No, no t'ho recomano. Et recomano una organització x directoris amb els criteris:
-començar per la data (AAAA_MM_DD)
-no utilitzar caràcters estranys
-substituir l'espai per _
-ampliar la descripció amb metadades del fixer, no d'un programa de gestió
-crear carpetes per assumpte

— Alan Capellades (@AlanCapellades) 7 September 2018

El concepte: la migració de formats

A mesura que la tecnologia avança, els formats canvien. Hem de fer un esforç per anar guardant la nostra vida digital en programes i formats que siguin vigents. Per exemple, molta gent té còpies de seguretat en CDs, però ara ja no són tan habituals els ordinadors amb lectors de CD i s'han de comprar a part.

Si teniu preguntes o recomanacions sobre com organitzar un arxiu digital, ens les podeu fer arribar a través de Facebook i Twitter.